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如何应对工作的复杂性

浏览次数:653    日期:2014-08-18

随着社会的发展,我们的生活正变得越来越方便迅捷,但我们的工作却变得日益复杂。这种复杂性主要体现在大量信息与知识的爆发,已经严重超出人力所控制的范围。人们不再局限于单行业、局部的、线性的思维模式,而是要跨行业、跨领域、面向全世界的多线程视角。在企业中,有两类人越发受到复杂性的挑战。一是高层管理人员,二是技术型的专家,如工程师、风险分析师、外科医生等。

美国四位研究组织行为的心理学家合著了一本书,中文名为《人到高层》。他们认为,现在工作的复杂性让个人英雄主义一去不复返了,现今的首席执行官再英雄了得,也难以面面俱到,反倒是经常被搞得焦头烂额,有苦难言。该书否认中央集权的管理方式,也不完全赞同彻底扁平化的组织,而是采取一种“中庸”的方式。四位作者认为,人类社会的发展决定了人类组织既要有中央控制,又要有分工协作,具体到企业,就应该是“总裁+高层领导团队”的管理模式。因此,这种组合模式,尤其是高层领导团队的建设成了企业应对复杂性的关键,同时这也是该书讨论的重点。

一般人认为,只要将主管各项业务的高层管理者组合到一起,自然就形成了高层管理团队,但事实并非如此简单。这些高管人员可能早已习惯了单兵作战,无法与他人协调合作,或者他们更看重的是自身部门的利益,而非公司的整体利益。所以在组建一个高层领导团队时,必须要有三个明确作为保障:明确的目的,明确的人员,以及明确的行为规范。

领导团队的目的便决定了它的功能,该书将领导团队分为四种类型:资讯型、顾问型、协调型和决策型。这是一个层级递进的关系,决策型团队要承担以上各种功能,而一个真正的领导团队也必须是决策型团队。在团队成员中,每个人都清晰的知道自身和他人的职责,这构成一种依赖性,因此他们都要了解哪些人属于这个团队,团队的边界一定要明确。总经理往往在这个问题上模糊不清,他会笼统的认为手下的一帮干将都是团队成员,但事实并非如此,人员必须明确才会有明确的职责、价值观和行为规范。而且,作者强调,一定要清除捣乱者,即让不合适的人离开团队。

有了如此的明确才会形成一个有机的、相互依赖的、结构稳定的团队。这样的团队不但能协作互补,而且还能有效填补因各个部门的职能划分而造成的“空白地带”,因为整个团队成员就是为解决企业的复杂性而组合在一起的。

除了高层管理人员,技术型专家如何应对复杂性呢?另一本书提供了答案。美国著名外科医生阿图·葛文德有感于现代医学的复杂性,即便是超级专家也会在纷繁的治疗过程中犯错,误诊和错误的操作频频发生。作者认为,如何持续、正确、安全的把事情做好,需要的不只是技能的培训,也不只是细化的分工,而是一套简单有效的检验机制,他将此称为“工作清单”。他的新作《清单革命》即阐述了这一理念。

对多线程操作的专业人士来说,复杂性会扰乱人们的大脑,要么让人漫无头绪,要么让人遗忘一些简单却很致命的操作步骤。而清单会帮助人理清思路,在很大程度上杜绝错误。即使一流的飞行员,在每次执行飞行任务时,也要严格遵循清单一步步操作;清单可以让数位建筑设计师、工程师以及成百上千的工人按照图纸与工期进行施工;清单还可以让某项外科手术感染比例从11%下降到0;甚至在投资业,检查清单已成为巴菲特和查理·芒格等人的投资利器。

但是,很多资深专家却摒弃清单,他们更习惯于凭技术和经验做事,认为清单会让人变得死板、没面子。实际的情况是,在面对复杂的工作时,清单会提高工作效率,它不但会帮助你节省有限的脑力,不让你的头脑被繁杂的检查项目所占据,而是让你解放出来处理更加困难的问题。

尤其是在团队使用清单时,当任何人发现错误或与清单不符的操作时,都可以随时提出来,使其尽快得以解决。这不但减少了意外的发生,而且更好的促进了团队的沟通协作,让团队真正成为一个整体。如果没有清单,团队成员各自为政,割裂的看待工作任务,那肯定得不到卓越的效果。

其实,在高层领导团队的组建时也遵循了一种“清单”模式,通过明确的职责、目标和明确的人员构成,这便形成了一张有效的契约清单。应用这张清单,无论是团队还是个人,都可以大大的降低复杂性,使我们的工作化繁为简,甚至还可以化简为精。


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